Jak niszczyć dokumenty zgodnie z RODO?

RODO wprowadza wiele istotnych zmian w kwestii ochrony danych osobowych, jakie są gromadzone i przetwarzane przez firmy działające w różnych sektorach gospodarki. Bezpieczeństwo informacji dotyczy również przechowywania i niszczenia dokumentów w firmie. Na rynku funkcjonuje wiele firm, które odpowiadając na potrzeby organizacji przetwarzających danych, oferują kompleksowe usługi niszczenia dokumentacji. Jak zatem przeprowadzać proces utylizacji akt tak, by był zgodny z obowiązującymi przepisami prawa?

Zadbaj o bezpieczeństwo podczas niszczenia dokumentów w firmie

Przetwarzanie i gromadzenie danych osobowych jest nieodłącznym procesem w działalności niemal każdej firmy. Wszelkie dane osobowe pozyskane przez przedsiębiorstwo podlegają ochronie, co regulowane jest prawnie, między innymi przez rozporządzenie RODO. Jak wygląda natomiast kwestia niszczenia dokumentacji zawierającej dane wrażliwe w firmie?

Proces niszczenia wszelkiego typu akt generuje potencjalne ryzyko wycieku informacji. W przypadku małych firm już samo archiwizowanie dokumentów może stać się problematyczne. Podczas obsługi klienta dokumenty nie powinny znajdować się w jego zasięgu, odłożone obok niszczarki i czekające na utylizację. Dokumenty zawierające dane osobowe nie mogą być dostępne dla osób trzecich. Nie są one bowiem upoważnione przez właściciela danych do ich przetwarzania.

Również systematyczne niszczenie dokumentacji w specjalnych niszczarkach nie chroni odpowiednio danych osobowych klientów. Uzyskane w procesie niszczenia “paski dokumentów”, po trafieniu w ręce nieodpowiednich osób generują duży problem. Tego typu zagrożenie, którego konsekwencją może być wyciek danych, może spowodować nałożenie kary pieniężnej na firmę. Jak zatem efektywnie i zachowując wysokie standardy bezpieczeństwa niszczyć dokumenty?

Niszczenie dokumentów – skorzystaj z kompleksowych usług profesjonalnej firmy

Chcąc przeprowadzić proces niszczenia dokumentów w sposób profesjonalny i przede wszystkim zgodny z przepisami RODO, warto skorzystać z usług doświadczonej i wyspecjalizowanej firmy. Podmioty działające w tym obszarze oferują kompleksowe usługi dopasowane do potrzeb organizacji. Klienci zyskują pewność, że dokumenty przekazane do niszczenia zostaną należycie zlikwidowane.

Niszczenie dokumentów realizowane przez wyspecjalizowaną firmę polega na odbiorze dokumentacji od klienta i przewiezieniu jej do własnej siedziby, gdzie przeprowadzany jest proces utylizacji. Firmy oferują dodatkowo specjalne pojemniki służące do gromadzenia akt, które w ramach świadczonych usług dostarczane są do klienta.

Bezpieczeństwo przewożonych danych – zaufaj specjalistom

Zgodnie z przepisami RODO, dokumentacja nie może zostać tak po prostu przewieziona od klienta do obiektu. Już sam transport wymaga wdrożenia odpowiedniego systemu, tak by ograniczyć ryzyko utraty danych podczas przewożenia dokumentacji. Jak zagwarantować bezpieczeństwo transportowanych danych?

Dokumenty są transportowane w specjalnych, bezpiecznych pojemnikach posiadających zabezpieczenie przed dostępem osób trzecich. Co więcej, samochody wykorzystywane do ich przewozu wyposażone są w system GPS, co dodatkowo zwiększa kontrolę nad bezpieczeństwem transportu danych.

Niszczenie firmowych dokumentów – zadbaj o rzetelną utylizację dokumentacji

Specjalistyczne firmy zapewniają nie tylko bezpieczeństwo odbioru dokumentów. Również proces utylizacji dokumentów przeprowadzany jest za pomocą odpowiedniego sprzętu. Daje on gwarancję tego, że zniszczone akta doprowadzane są do postaci, która nie pozwala na odzyskanie zawartych w nich informacji. To nie wszystkie możliwości. Coraz więcej firm oferuje również swoim klientom możliwość udostępnienia materiału wideo z procesu niszczenia dokumentacji, jako gwarancję rzetelnego wykonania usługi. Niszczeniu podlega nie tylko dokumentacja w formie papierowej, ale także nośniki informacji, takie jak płyty CD, DVD, czy dyski HDD.